Evaluering av Styrearbeid: Nøkkelområder for Forbedring

«Det er klart vi gjennomfører styreevalueringer. 

Etter hvert styremøte spør vi deltagerne; 

var det et godt møte, og alle svarer JA – hver eneste gang»

Et strategisk og velfungerende styre representerer en betydelig ressurs for eierne av ethvert selskap, og er kritisk for å sikre god virksomhetsstyring. I henhold til vitenskapelige og praktiske styreerfaringer bør styrer utføre en årlig evaluering av eget styre. Verdiskapende styrer utvikler seg også som styrer-kollegium. Kunnskapen fra en slik styreevaluering brukes for å videreutvikle styret slik at  det fungerer både effektivt og godt. Det er viktig å identifisere områder som bør belyses og skjerpes. Samtidig bør en videreføre og forsterke det styret er best på. I det nedenstående har vi lagt vekt på hvilke områder vi mener bør belyses hver gang: 

Forståelse av Eiernes Forventninger

Styret arbeider i all hovedsak for å fremme eiere og aksjonærers interesser i virksomheten. Erfaringsmessig er det ofte vanskelig å vurdere kortsiktige perspektiver i forhold til langsiktige perspektiver. Et dilemma for styrer er ofte; hva betyr mest for eierne? Innsikten i eierens forventninger varierer også over tid. I hvilken grad har styret nødvendig forståelse for eierens forventninger?

Styrets Sammensetning og Kompetanse

Vi i Aboard registrerer at svært mange styrer har de samme medlemmene år etter år. Uansett hvilke utfordringer og problemstillinger virksomhetene møter, er det svært ofte de samme medlemmene i styret som håndterer dette. Samtidig erfarer vi at nye styremedlemmer ofte bruker tid på å sette seg inn i virksomhetens problemstillinger. Har styret den rette kombinasjonen av “nye” og “gamle” styremedlemmer?

Styret bør opererer godt sammen. Tillit og åpenhet i styre-samtalene er et av de viktigste verktøyene. I dette er det viktig å ha en plan for hvordan styrer kan fornye seg, og hvordan styrene er best sammensatt for å møte fremtidige utfordringer. Har styret en sammensetning som bidrar til trygghet, tillit og åpenhet slik at styrets diskusjoner og spørsmål bidrar til økt verdiskaping?

Gjennomføring og Kommunikasjon Innad i Styrearbeidet

Ofte kan man oppleve at styremøtene blir ganske like. Dette kan innebære at ulike problemstillinger blir diskutert og besluttet etter samme mønster hver gang. I prinsippet kan dette være en fornuftig, men begrensende metodikk. Ulike problemstillinger bør håndteres med ulik metodikk. Har styret bevissthet omkring  ulike måter å  diskutere ulike problemstillinger? I hvilken grad brukes dette aktivt i styremøtene?  Nye kandidater inn i styret kan nettopp bidra til dette. 

Ledelse av Styrearbeidet

Selv om styremedlemmer skiftes ut, er ledelsen av styret ofte den samme personen over lang tid. I dette er ofte gjennomgangen av styremøter og styresaker ganske like. Dette påvirker også det ovenstående punktet vesentlig, samt gjennomføring og kommunikasjon innad i styret. At styret skifter styreleder betyr på ingen måte at man er misfornøyd med eksisterende styreleder, men det er heller en viktig prosess for at virksomheter skal være i utvikling.
I styre-evaluering bør styreleder vurderes spesielt og få tilbakemelding på sitt arbeid og tilrettelegging av møtene. Hvordan kan styremøtene bli enda bedre? 

Håndtering av Risikostyring og Internkontroll

I den senere tid har fokus på styrets ansvar, kontroll og innsikt blitt svært høyt fokusert. Ja, et styre må ha kunnskap og forståelse for disse utfordringene. Samtidig må ikke dette bli overskyggende for virksomhetens totale utfordringer. I hvilken grad opplever styret å  ha oversikt og kontroll på risikostyring og internkontroll? 
Gitt at alle i styret har tillit til at kontroll er på plass, gir dette muligheter til å fokusere bredere på ulike problemstillinger.   

Styremedlemmers Utnyttelse av Sitt Potensiale for Virksomheten

Svært ofte ser vi at virksomheter har både bred og dyp kompetanse i sin styresammensetning. Allikevel, fordi enkelte medlemmer har spesialkompetanse på områder blir dette begrensende i en styre-diskusjon. I stedet for saklige og viktige diskusjoner internt i styret, blir dette enkelt-medlemmer som må «selge inn» sine meninger, eller at enkelt-medlemmer velger å holde informasjonen tilbake. Dette skjer fordi det eksisterende styret ikke evner å vurdere eller behandle ulike problemstillinger fra enkelt-medlemmer. Styre-evalueringen kan ta for seg dette gjennom å spørre “I hvilken grad opplever du at du som styremedlem får brukt din kompetanse i styrerommet?” “I hvilken grad blir din kompetanse verdsatt og benyttet i styrerommet?”

Bruk Tid på Evalueringene
De ovenstående seks punktene er sentrale områder som enhver virksomhet bør ta inn over seg og inkludere i styreevalueringen. Alle styrer bør bruke tid på evaluering av seg selv og sitt arbeid. Som vi skrev innledningsvis; «Var det et godt styremøte?» er ikke en god nok styreevaluering.  Nøkkelen til at styret fungerer godt og videreutvikler seg er en god styreevaluering. Styret bør følge opp sine egne forbedringsområder i hvert møte med løpende vurderinger. Verdiskapende styrer jobber aktivt med dette.

Vi i Aboard er av den sterke oppfatningen om at eksterne styreevalueringer helst bør skje hvert år, minimum hvert annet år. Dette er også anerkjent som beste praksis. De ovenstående seks punktene er de sentrale punktene som bør vurderes.  I tillegg er det en rekke spesifikke, selskaps-relaterte områder som “Hvilke problemstillinger står virksomheten i og hvordan påvirker det behov for styresammensetning?” Vi i Aboard kan hjelpe deg og din virksomhet med å løse dette.