En styre-kultur basert på beste praksis

Styreleder og styrets arbeidsprosess som tema

Styreleder har et stort ansvar for at styrets arbeidsprosess fungerer godt. En rekke beste praksis elementer kan bidra til ytterligere forbedringer i styrets arbeidsprosess. Hvilke elementer er du god på? Og hva kunne du tenke deg å forbedre?

Tilrettelegge for best mulig prosesser for styrets arbeid 

Styreleders rolle er betydelig og kritisk for hvordan et styre jobber, og dermed også resultatene av styrets arbeid. Styreleder er primær kontakt mellom styret og administrasjonen og mellom styret og aksjonærene eller andre interessenter. Ofte har styreleder en rolle i forhold til ekstern kommunikasjon. Styreleder bør være opptatt av å tilrettelegge for best mulig prosesser for styrets arbeid, for å benytte styrets totale ressurser best mulig. Derfor utfordres gode styreledere til å 

1.  Organiser for prosess, og ikke bekymre seg for løsninger – de kommer gjennom gode diskusjoner
2. Organiser for å maksimere kapasiteten til helheten i styrerommet
3. Gjenspeile diskusjon og konklusjoner i protokoller og vedtak
4. Bidra og sikre god veiledning eller beslutning om videre arbeid 

Dyktige styreledere sikrer handlingsrike beslutninger, bidrar til at styret får både individuell og gruppe-læring og at styret som gruppe opplever en felles følelse av nytte. Moderne styrer har både et klart formål for selskapet, og for «planeten». 

For å være en best mulig utviklende støttespiller bør styret bidra med å tydeliggjøre strategi, bidra til energi, sikre og bevisstgjøre interaksjon og ha nødvendig fleksibilitet til å støtte virksomhetens behov i en omskiftelig verden.

Styret bør også ha vesentlige temaer som risikostyring og risikoforståelse, ledelseskapasitet og personlig motstandsdyktighet og standhaftighet i ledelsen, helse- og sikkerhetstemaer, mentoring av ledelsen i tillegg til KPI’er og økonomiske målsetninger. Styreleder har ansvar for at disse temaene inkluderes i styremøtene og hvordan dette tas opp og diskuteres.

Planlegging og tilrettelegging av styremøtene

Styreleder planlegger og legger opp styremøtene. Forberedelsene er vesentlig for hvordan styremøtet blir i gjennomføringen. Selvsagt skal materiale sendes ut i god tid. Rekkefølge på temaene kan være vesentlig i forhold til energi og engasjement i viktige diskusjoner og beslutningssaker. I forberedelsen bør styreleder derfor tenke gjennom 

• Hvor er det viktigst at vi har Fokus
• I hvilken grad Haster saken i forhold til forberedelse og beslutning
• Hvilken Energi er nødvendig for å ha en god gjennomgang av saken
• Hvilke Ressurser bør være med i fremleggelse og vudering av saken

Styreleder og styrets medlemmer bør forberede seg ved å tenke gjennom ulike spørsmålsstillinger til saker som fremlegges. Ulike type spørsmålsstillinger som er relevant å tenke gjennom kan være; Utforskende, situasjonelle, fakta spørsmål, utforska hva vi vet og hva vi ikke vet, komplikasjon-spørsmål for å utfordre og skape spenning, kontrollspørsmål om problemet.
Hvor gode styret er på de ulike spørsmålstillingene kan også inkluderes i styreevaluering. Spør gjerne «hvordan reflekterer du over denne problemstillingen»?  Styret kan fordele ansvar for ulike spørsmålstillinger til ulike medlemmer basert på kompetanse eller personlig styrke.

Diskusjonsmodus i gjennomføring

Gjennom styremøtet bør styreleder planlegge for og bruke ulike diskusjonsmoduser. Dette bidrar til å skape energi og engasjement og bedre diskusjoner. Skal diskusjonen skje i fri flyt eller som «Tour de Table»? Det er viktig å engasjerende også de tausere deltakerne samtidig som man bibeholder verdien de mer snakkesalige bidrar med. Det er mulig å dele opp i mindre diskusjonsgrupper og så dele i fellesskap. Styreleder må ta ledelse på hvilke diskusjonsmodus som skal brukes og presentere dette før gjennomføring av saken. Beste praksis er også at styreleder presneterer sitt syn sist, snakker sist. Styreleder bør også oppsummere diskusjonen underveis om hva man er enige om og hva som er uavklart eller det som er uenighet. Hver sak bør oppsummeres på slutten, med konklusjon eller beslutning og vider arbeid eller forventinger videre.

Styreleder har ansvar for at enhver diskusjon og saksfremleggelse oppleves som rettferdig, at alle bli hørt og har anledning til å gi sin mening, hver mening bør diskuteres og alle stemmer bør veie likt.

Det er viktig at styret opplever at diskusjoner gjennomføres med god nok tid til å utforske, ingen hastverk, at alternativer, muligheter og valg kommer fram og at styreleder oppsummerer med å kommuniser beslutninger.

I avslutningen av styremøtet anbefales det styreleder å uttrykke verdi. Dette bygger kultur i styrerommet og styret som arbeidsgruppe. Hva gikk bra? Hve gikk ikke så bra? Hva bør vi gjøre annerledes, hvordan kan vi forbedre oss? Klarte vi å gjennomføre fokuserte endringer besluttet i styreevalueringen? Styreleder bør sette pris på og annerkjenne ulike bidrag gjennom styremøtet, og det anbefales å oppsummere forpliktelse til neste møte før møtet avsluttes.

Mestre motsetninger

Enkelt sagt og vanskelig gjennomført mesterer gode styreledere begge sider av motsetningene

1. Autoritet og ydmykhet
2. Engasjement og distanse
3. Gjennomføring og tålmodighet
4. Helikopter- syn og detail-kunnskap

Styreleder har et stort ansvar for at styrets arbeidsprosess fungerer godt. Styreleders rolle er betydelig og kritisk for hvordan et styre jobber. I tillegg til alle formal-krav har styreleder en kompleks og muliggjørende oppgave for å løfte og videreutvikle styrets helhetlige diskusjons- og beslutningsprosess.